Verwerkersovereenkomst (DPA)

De Verwerkingsverantwoordelijke — de klant / gebruiker van DocMind

De Verwerker — Oravita B.V., handelend onder de naam DocMind.nl, licentienummer XXXXXX

• De Verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen van de verwerking
• De Verwerker (Oravita B.V.) verwerkt gegevens uitsluitend in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke

• Het berekenen van cryptografische hashes (bijv. SHA-256)
• Het opslaan van verificatiegegevens (hash, timestamp, zegelcode)
• Het faciliteren van documentverificatie

Afhankelijk van het gebruik kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• Documentgerelateerde gegevens (indirect, via hashing)
• Metadata (timestamp, verificatie-ID)
• Accountgegevens (indien van toepassing)

Belangrijk: DocMind slaat geen documentinhoud op, maar uitsluitend cryptografische representaties (hashes).

• Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van instructies
• Passende technische en organisatorische maatregelen nemen
• Vertrouwelijkheid waarborgen
• Geen gegevens gebruiken voor eigen doeleinden
• Geen gegevens gebruiken voor AI-training of analyse

• Cryptografische hashing (bijv. SHA-256)
• Versleutelde communicatie (TLS/HTTPS)
• Toegangscontrole (least privilege)
• Logging en monitoring
• Infrastructuurbeveiliging

Verwerker kan gebruikmaken van subverwerkers (bijv. hostingproviders). Verwerker sluit overeenkomsten met subverwerkers conform de AVG en blijft verantwoordelijk voor hun handelen.

Gegevens worden in principe binnen de EER verwerkt. Indien doorgifte buiten de EER plaatsvindt, worden passende waarborgen getroffen (zoals Standard Contractual Clauses).

In geval van een datalek zal Verwerker dit zonder onredelijke vertraging melden, relevante informatie verstrekken en meewerken aan verdere afhandeling.

De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te voeren (redelijk en vooraf aangekondigd) en informatie op te vragen over beveiligingsmaatregelen.

Gegevens worden bewaard zolang noodzakelijk voor de dienstverlening. Hashes kunnen langdurig worden bewaard voor verificatiedoeleinden.

Let op: Hashes kunnen niet worden terugvertaald naar originele documenten.